"DIGAS spart uns nicht nur die Buchhalterin, sondern bezahlt sich durch die nun lückenlos abgerechneten Zeiten quasi von selbst. Und egal um was es geht, es wird einem direkt weitergeholfen. Es werden individuelle Lösungen geboten und die Software passt sich damit genau unseren Anforderungen an. Wir sind rundherum zufrieden!"

Hallo Michael, wir wollen heute über DIGAS sprechen. Aber magst du mir zunächst etwas zu deiner Person und deiner Firma erzählen?
Gerne. Ich bin Michael Herrlich und bin der Inhaber und Geschäftsführer von der HE Herrlich TK-Systeme. Uns gibt es in diesem Jahr bereits 22 Jahre am Markt. Begonnen hatten wir bzw. ich mit dem Verkauf und Installation von Telefonanalagen. Im Laufe der Jahre hat sich das dann weiterentwickelt, es kam zunächst die Installation von Datennetzwerken hinzu, dann im Laufe der Zeit die Anfragen im Bereich IT/ EDV. Die Anfragen und Projekte nahmen dann mehr und mehr zu und so hat sich das Unternehmen in den letzten 6-7 Jahren immer mehr zum Systemhaus entwickelt. Vor 5-6 Jahren hatte ich mich dann so langsam aus dem Privatkundenbereich verabschiedet und ging dazu über, nur noch Firmen und Unternehmen zu betreuen, was wir letztendlich heute immer noch tun. Das heißt wir agieren als Systemhaus und betreuen Unternehmen bis zu ca. 160 Arbeitsplätzen, sowohl für IT als auch TK. Viele unserer Kunden haben Wartungs- und Serviceverträge bei uns. Auch die Mitarbeiteranzahl im Unternehmen mit der Zeit ist gestiegen, so dass wir mittlerweile 5 Mitarbeiter haben.

Und seit wann seid ihr DIGAS-Kunde?
DIGAS-Kunde sind wir jetzt seit 1,5 Jahren, also seit 2020.

Dann kannst du mir sicher sagen, wo für euch die Vorzüge der Software liegen, oder?
Auf jeden Fall. Wir hatten zu Beginn ein Uraltprogramm, um Rechnungen schreiben zu können. Dann sind wir auf eine andere Software umgestiegen. Die war zunächst auch gut für die Buchhaltung und Abrechnung, zumal da auch das Thema SEPA-Lastschriften aufkam. Doch dann sind wir damals über EGIS auf DIGAS gestoßen und das ist für uns die TOP-Software. Das Programm ist einfach speziell für Systemhäuser geschaffen und ich muss ich sagen, ich bin sehr zufrieden. Ihr wisst einfach, wovon ihr redet, denn ihr kommt aus dem Bereich. Nach der ersten Vorstellung konnte ich schon sagen, dass das für uns ziemlich genau passt. Und der erste Eindruck hat sich bestätigt. Wir hatten zum Beispiel das Thema der Zeiterfassung beim Kunden und Arbeitsberichte schreiben. Das wurde immer ein bisschen halbherzig mitgemacht und es gab eigentlich nie eine richtige Dokumentation. Das ist für uns jetzt anhand des Arbeitsberichts mit der Kundenunterschrift und den Möglichkeiten mit dem Tablet, dem Handy und den Apps kein Thema mehr. Ich kann nur sagen super!

Damit hast du meine nächste Frage, was sich bei euch seit der Nutzung konkret verbessert hat, schon ein bisschen mit beantwortet. Aber vielleicht magst du trotzdem noch etwas dazu sagen?
Wie schon kurz angerissen: Arbeitszeiterfassung war ein Riesenthema für uns. Wir haben schnell gemerkt, was wir zuvor an Fehlzeiten hatten. Dazu muss man wissen, dass auch bei den Wartungsverträgen vorher nie die Kontingentzahl der Inklusivstunden unserer Kunden erfasst wurde. Wenn der Kunde uns also im Monat mehrfach anrief und ihm geholfen wurde, ohne dies jedes Mal zu dokumentieren, nahm er oft auch Zeiten über das vertraglich festgehaltene Kontingent hinaus in Anspruch, die nie berechnet wurden. Die Zeiten, die wir jetzt produktiv abrechnen können, das ist schon der Wahnsinn. Da hat sich die Vorhersage von euch bewahrheitet und die Software bezahlt sich quasi von selbst. Aber auch die EGIS-Integration war für uns ein ausschlaggebender Punkt und bringt einen riesigen Mehrwert. Dank dessen müssen wir Artikel nicht mehr doppelt und dreifach anlegen.

Welche Funktionen sind darüber hinaus für euch besonders wichtig?
Definitiv der Bereich der Abrechnung. Hier ist das Programm sehr vorteilhaft und hilfreich, es spart mir die Buchhalterin. Wenn die Daten gepflegt sind, kann man Abrechnungen mit zwei bis drei Mausklicks erstellen. Und wir nutzen die Abrechnungszyklen für die wiederkehrenden Aufträge, sprich für die Wartungsaufträge. Dies betrifft dann zum Beispiel die Miete für Geräte sowie Service- und Wartungspauschalen. Das läuft alles automatisiert. Und Managed Service ist für uns ein großer Punkt mit der automatischen Abrechnung für Office 365. Da geht uns jetzt nichts mehr verloren. Relevant ist für uns auch das Thema SecurePoint, da haben wir inzwischen einen Import für die CSV-Dateien gebaut. Das ist eine coole Sache! Und ich muss ehrlich sagen: Früher hatten wir einen Zeitaufwand von 3-4 Tage für die Quartalsabrechnungen, das machen wir heute in einer halben Stunde. Wir mussten damals aufgrund des hohen Zeitaufwandes quartalsweise abrechnen. Und jetzt durch die Automatisierung geht es monatlich, was letzten Endes auch unseren Kunden lieber ist.
Und ich muss die Abrechnung von Lizenzen noch erwähnen. Früher wurde da auch mal die ein oder andere vergessen abzurechnen. Das passiert jetzt nicht mehr.

Gibt es Funktionen, die ihr vermisst?
Für unseren Bedarf ist alles mit drin. Und was uns an Funktionen fehlte, haben wir dann immer zusammen mit Lars oder dem Support hinbekommen. Das Programm kann ja eigentlich alles, man muss es ihm nur sagen. Es wurden auch schon Lösungen individuell für uns gestrickt.

Gibt es sonst noch etwas was du loswerden möchtest?
Die Betreuung und der Support sind super. Egal was es ist, es wird uns immer direkt weitergeholfen. Wir sind rundherum zufrieden.

Vielen Dank, das ist ein tolles Feedback für uns!